株式会社パーク様

Boxの導入で情報の共有と仕事の効率化を実現！

株式会社パーク様では、クラウドストレージとしてBoxをご利用いただいております。以前は、外付けのハードディスクや個人で無料の「Drop Box」をご利用されていらっしゃいましたが、現在は、会社として全員でBoxをご利用いただいております。
今回、ご導入の背景や利便性を代表取締役の小林様にお伺いしました。

ーいつ頃、導入をご検討されましたか？
以前は無料のツールを利用していましたが、サポートをしてくれる企業がいませんでした。様々なクラウドシステムがありますが、どれもとても便利で、まるで魔法のツールです。しかし、たくさんある機能を使い切らないと勿体無いと感じていました。フクールさんがBoxのサポートをしていて、質問が気軽にできることと、データ量などの課題を感じていたので、検討を始めました。

ー導入前に直面していた課題はどのようなものでしたか？
以前は、外付けのハードディスクや、NAS、無料版の「Drop Box」を使用していました。どれも容量がいっぱいになると、買い足したり、定期的にデータを削除したりしていました。データを削除した時に限って、お客さんから送付の依頼があったりして、再度制作会社の方に送り直してもらっていました。業種柄、デザインの画像や写真、映像が多く、限界を感じていました。

ー導入時、心配な事はありましたか？

利用のイメージが想像できていたので、特に心配なことはありませんでした。また、セキュリティ面についてもしっかりと数字で出ていたので、納得して導入しました。

ーなぜフクールから導入されましたか？
困った時に助けてくれたり、質問ができるなど、しっかりとサポートしてくれる、身近で安心できる企業だからです。

ー導入して良かった点を教えてください。
社内全員で利用するにあたり、情報共有や仕事の効率性が上がりました。Boxにデータを保存する際に、フォルダ構成のルール化、ファイル名のルール化などを徹底し、いつ誰が見てもわかる環境が作れました。以前は、個人のパソコンにデータがあったので、担当者が休んでいたり不在にしていたりするとわかりませんでしたが、今は、突然お客様から問い合わせがあった際にも誰でも対応できます。お客様から夜中にデータを送って欲しいとメッセージで言われることもあるのですが、以前は、次の日に会社に行かないと送れませんでした。今は、Boxのアプリでスマホからすぐに送ることもできるようになりました。一つ一つの仕事のスピード感が格段に上がったと感じています。

ー導入後大きな変化はございましたか？
デジタルネイティブの若い世代の社員の子がBoxを通して、より良い使い方（働き方）を提案してくれるようになりました。みんなのお陰で今まで行っていた作業がワンステップ無くなっています。
変化した働き方の例としては、複合機からスキャンしたデータがBoxに送信されるように設定してあります。以前だと、社内のサーバーに保存されるように設定してあったので、スキャンした後に送ろうと思っていて、うっかり外出先で気が付いた時に送れなかったり、外出中に社内の人にスキャンをお願いしてメールに添付して送ってもらったりしていました。
今は、Boxのスキャンフォルダにスキャンされたらメールで通知が届く設定ができますし、スキャンをしてもらうとリアルタイムにBoxから外で確認ができます。わざわざ社内の人にメールで送ってもらう作業もなくなりました。
このような仕事の中の煩わしいちょっとした一手間がなくなっています。

ー今後の展開を教えて下さい。
BoxDriveという、デスクトップにあるように表示できる機能を利用しているのですが、Boxの機能の誰が閲覧、編集、ダウンロードしたのかがわかる「アクセス統計情報」や、コメント機能などは、ブラウザからログインをして利用する必要があります。削除してしまったデータの復元など、必要最低限しかブラウザから利用できていないので、日常的にブラウザで利用していきたいです。
また、様々なクラウドサービスを利用していますが、それぞれ個々に動いているので、連携させたり、補える部分は一本化していきたいと思っています。

弊社は広告代理店として企業や店舗・個人の皆さまの広告活動を多角的にサポートいたします。お客様が抱える悩み・問題・課題の本質を捉え、営業活動を促進するための新たな発見や気づきを共有することを通して、目的に応じた実践プランをご提案いたします。

今回、Boxの活用シーンなどをいくつかお聞きし、働き方に合った活用方法をされていて、私も非常に勉強になりました。 より良い活用に向けて、ご支援できればと存じておりますので、今後ともよろしくお願いします！ 株式会社フクール カスタマーサクセスチーム　山崎　果歩

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