Boxのメタデータで改正電子帳簿保存法に対応！

今回は、改正電子帳簿保存法への対応で活用できるBoxのメタデータについて、そしてその作成の流れをご紹介します。

◆メタデータとは

Boxでは、アップロードされたファイルやフォルダなどのコンテンツに、メタデータという属性情報を持たせることができます。

例えば、犬が写っている画像データを取り込んだ際に、「画像　犬」という情報をメタデータとして持たせることで、

簡単に検索を行えるようにすることができます。

◆メタデータテンプレートとは

メタデータは、主にメタデータテンプレートを通して使用します。メタデータテンプレートとは、メタデータとして持たせたい項目を一つのグループにしたものです。

テンプレートをあらかじめ作成しておくことで、複数のファイルに同じメタデータの項目を設定することができます。

◆メタデータテンプレートの作成

1⃣ Boxの管理者画面から【コンテンツ】をクリックします。

2⃣ 上部の【メタデータ】を選択し、【新規作成】をクリックします。

3⃣ 【テンプレートの名前】にテンプレート名を入力します。

　　同様に、属性の名前、形式、説明などを入力してテンプレートを作成します。

（⇧電子帳簿保存法向けのメタデータ設定例）

【保存】をクリックしてメタデータテンプレートは完成します。

◆メタデータの付与

1⃣ Boxでメタデータを付与したいファイルを選択し、右サイドバーにある【メターデータ】をクリックします。

2⃣ 【追加】をクリックし、使用するメタデータテンプレートを選択します。

3⃣ 設定された属性情報に沿って、メタデータテンプレートに項目を入力します。

　 そして、保存して完了です。

このようにメタデータで属性情報を付与することで、保存した電子データを検索要件に則って検索することができます！

「実際の運用イメージなども詳しく知りたい！」という方がいらっしゃいましたら、お気軽にお声がけください。

Boxには、今回ご紹介したように改正電帳法により保管が必要となった電子データの置き場所となることはもちろん、

動画や画像などの大容量ファイルの保存や共有、取引先との安全なコラボレーションができるなど、企業が必要とするあらゆるコンテンツ機能が備わっています。

改正電帳法を機に、企業のコンテンツ管理の場としてBoxをご検討されてみてはいかがでしょうか？